Unimed Chapecó amplia uso da solução Asten para melhorar e digitalizar processos

Após eliminar o uso de papel em suas operações, transformar o negócio e digitalizar 100% das vendas de planos de saúde, a Unimed Chapecó está investindo na melhoria da área de compras.

A empresa também testa Asten Bot na área de exames de imagens, usuários farão triagem pelo whatsapp.

São Paulo, maio de 2023 - A Unimed Chapecó está ampliando sua parceria com a AVMB, fornecedora do Asten - suíte de soluções integradas para gestão de processos corporativos. Agora, além de usar o Asten Assinatura para processos administrativos de RH, gestão de contratos com clientes, criação de modelos e assinatura de documentos, a empresa ampliou sua atuação para atender a área de compras de medicamentos e suprimentos médico-hospitalares.

A Unimed Chapecó usa o Asten Assinatura desde 2021 e vem ampliando a automação e integração de muitos processos internos. “Decidimos estender o uso para a área de compras porque a empresa perdia períodos de promoções ou preços mais acessíveis devido à morosidade de aprovação de compra pelas pessoas autorizadas, o que muitas vezes representava uma perda financeira direta”, conta Jhonatan Riboldi D'Agostini, analista de TI da Unimed Chapecó e responsável pelo projeto na empresa.

Com quase 1.500 funcionários e prestes a aumentar de tamanho devido ao lançamento de um novo hospital na região, a Unimed Chapecó diz que o Asten Assinatura ajudou na meta de zerar o uso de papéis e facilitou a vida de todos os funcionários. “É tão fácil de usar que foi rapidamente adotado por todas as áreas e hoje economiza em mais de 50% o tempo de muitas áreas. Começamos com 500 envelopes e já usamos mais de 5.000 por mês”, conta D'Agostini.

O executivo conta que o RH da Unimed Chapecó foi um dos setores mais beneficiados. “A empresa costuma autorizar em média 200 pedidos de férias por mês, todo processo levava pelo menos 15 dias. Hoje fazemos isso em menos de um dia. Outro exemplo é a simples verificação de quem bateu o ponto. Antes esta ação exigia a impressão mensal de mais de 1.000 folhas de papel e a coleta de muitas assinaturas em diferentes áreas. Na prática, mais de uma semana de trabalho para um processo que, com o Asten Assinatura, tornou-se possível em alguns cliques”, enfatiza o executivo.

O Asten Assinatura foi implementado na empresa em apenas um mês e integrou processos facilitando o arquivamento, a localização e a assinatura eletrônica de documentos, o que transformou o negócio e permitiu a fechar contratos comerciais de forma totalmente digital.

“Além dos processos administrativos internos, o Asten Assinatura é utilizado também nas rotinas de negociação com clientes. Comercializamos planos de seguros para empresas e antes era necessário que o cliente viesse fisicamente até a Unimed para fechar o negócio e assinar a papelada. Com o Asten Assinatura, digitalizamos 100% da venda. “Temos um setor de saúde ocupacional que atende diversas empresas. Estas precisam nos enviar contratos, emitir pareceres, relatórios e outros documentos que anteriormente precisariam ser impressos, assinados e enviados pelo correio. Tudo isso economiza o tempo dos profissionais e reduz custos”, conta o executivo da Unimed Chapecó.

Um dos pontos de destaque do Asten Assinatura para a Unimed Chapecó é a funcionalidade que permite a criação de desenhos livres nos documentos. “Essa funcionalidade foi implementada a partir de uma demanda específica, mas bastante comum no nosso meio: a necessidade de indicar, em um desenho anatômico do corpo humano, em qual parte do corpo estavam concentrados os sintomas. O desenho é muito mais preciso e simples do que um formulário com termos técnicos que o paciente pode desconhecer” explica D'Agostini.

Unimed Chapecó pretende usar Asten Bot para agilizar triagem de exames

A Unimed Chapecó já se prepara para implementar uma nova ferramenta da linha Asten. A empresa está testando o Asten Bot para agilizar a triagem de exames de imagens. “Hoje temos uma entrevista que fazemos com o paciente para realizar um exame de imagem. A ideia é que o paciente faça a triagem pelo whatsapp por meio do Asten Bot antes de vir, assim a empresa consegue organizar agendas, documentos, assinaturas e autorizações. Isso elimina filas, diminui tempo de espera e ainda evita que o paciente venha duas vezes ao hospital, algo que beneficiará em torno de 1.000 pessoas mensalmente só neste departamento”, afirma D'Agostini.

Outra vantagem do Asten Bot para a Unimed será a automação de registro de informações. “Hoje, os procedimentos exigem que tenhamos um profissional para digitalizar documentos e inserir dados no sistema. Com o Asten Bot, isso será automático. O Asten Bot permite organizar a documentação e será integrado aos nossos sistemas de gestão e ao Asten Assinatura, que já utilizamos, o que economizará muito o tempo de todos”, explica D'Agostini.

Sobre a Unimed Chapecó

A Unimed Chapecó – Cooperativa de Trabalho Médico da Região Oeste Catarinense foi fundada em 1992, com 86 médicos sócio-fundadores de diferentes especialidades. Atualmente, tem por objetivo promover a saúde dos chapecoenses e região e dispõe dos seguintes Recursos Próprios: Hospital Unimed Chapecó, Laboratório de Análises Clínicas, Unimagem - Centro de Diagnóstico por Imagem (com equipamentos de Tomografia Computadorizada, Ultrassom, Densitometria Óssea, Mamografia, Raio-x, Endoscopia, Colonoscopia e Broncoscopia), Centro de Diagnóstico dos Distúrbios do Sono (CDDS), Centro Cardioneurovascular, Centro de Oncologia,  Serviço de Nutrição e Dietética, Medicina Preventiva, Fisioterapia Unimed, Transporte e Medicina Ocupacional. Com mais de 1.500 colaboradores, a Unimed Chapecó atende a 25 municípios da região. Mais informações visite https://www.unimed.coop.br 

Sobre a AVMB

Fundada em 2010, a AVMB é uma fornecedora brasileira de sistemas de gestão (ERPs) para instituições públicas de ensino e administração pública municipal. É licenciada pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) para comercialização e atualização do sistema SIE (Sistema de Informações para o Ensino), que, junto com o sistema SIM (Sistema de Informações Municipais), compõe a linha de ERPs oferecidos pela empresa. Em 2015 a empresa lançou a linha Asten - suíte de soluções integradas para gestão de processos corporativos que utiliza tecnologias inovadoras para orquestrar fluxos de informação de maneira rápida e fácil.

Atualmente, dentre os clientes da empresa no setor privado estão empresas como Unimed, Senacs, OABs, Unicred, Melnick e Arcadia, Asper, Grupo Voalle, além de provedoras de serviços de telecomunicações, como Proxxima. No setor público, atende o Congresso Nacional, as Prefeituras de  Campinas (SP), Anápolis (GO), Santa Maria (RS) e Pelotas (RS),  instituições de ensino como a Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), a Universidade Federal do Espírito Santo (UFES) e a Universidade Federal de Ciências Médicas de Porto Alegre (UFCSPA).