Como transformar sua gestão documental com o Asten Assinatura: sistema inteligente e completo

Empresas e instituições lidam hoje com volumes cada vez maiores de documentos — contratos, termos, licitações, notas e relatórios. A gestão tradicional, em papel, é cara, lenta e insegura. A solução? Um sistema integrado de assinatura digital, que permita organizar, assinar e monitorar documentos com facilidade — e ainda contar com inteligência artificial para trazer inteligência aos seus processos.

1. A necessidade de um sistema integrado

Sem centralização, os documentos se perdem, atrasam decisões, descumprem prazos e geram retrabalhos. A adoção de uma solução única com assinatura e gestão facilita:

• Armazenamento organizado por tema, data, parte contratante;

• Busca rápida por termos, datas ou cláusulas;

• Relatórios contínuos sobre prazos, vencimentos, responsáveis;

• Segurança e conformidade com LPDP e normas legais.

  
  

2. O que torna o Asten Assinatura único

1. Pastas por relação comercial/institucional

   • Crie espaços temáticos com cliente, projeto ou parceria.

   • Todo documento fica organizado e disponível para consulta.

2. Templates com campos dinâmicos

   • Gere contratos automaticamente: preencha nome, cargo, valores.

   • Padronização e redução de erros manuais.

3. Certificados jurídicos e criptografia

   • Assinatura dentro dos padrões legais, com autenticidade irreversível.

4. Trilha de auditoria completa

   • Logs com quem acessou, assinou, enviou — com timestamp e IP.

5. Alertas e controles inteligentes

   • Receba notificações antes do vencimento de contratos ou documentos expirados.

     
     

3. A inteligência artificial que organiza para você

A IA no Asten atua como assistente paralelo — processando e informando:

• Classifica documentos por tipo automaticamente (contrato, NDA, aditivo).

• Extrai cláusulas relevantes e oferece relatórios por tema.

• Detecta inconsistências ou cláusulas fora do padrão.

• Facilita consultas: basta digitar “prazo de rescisão” e a IA localiza.

Soluções usam IA para validação de documentos e o Asten leva isso para dentro da plataforma de assinatura.

4. Como funciona um workflow típico

1. Criação da pasta (cliente ou projeto).

2. Seleção de template ou upload de documento.

3. Definição dos signatários e tipo de assinatura (eletrônica ou digital).

4. Envio com IA analisando cláusulas e gerando alertas.

5. Assinatura via sua interface ou dispositivo móvel.

6. Recebimento de certificado e arquivamento automático na pasta.

7. Sistema gera alertas de renovação e relatórios de uso.

   
   

5. Benefícios concretos e resultados

• Maior produtividade: elimina papel, correios e retrabalho.

• Redução de riscos: segurança jurídica, integridade documental, compliance ativo.

• Redução de custos: logística, impressões, tempo da equipe.

• Sustentabilidade: menos emissões e redução do uso de recursos.

• Visibilidade e gestão: dashboards sobre uso, assinaturas, pendências.

  
  

6. Casos de uso

• Empresas de contabilidade e TI: gestão de contratos de prestação de serviços com atualizações fiscais contínuas.

• Escolas e universidades: emissão de diplomas, aceite de termos digitais, contratos de estágio.

• Associações e entidades sem fins lucrativos: contratos de parcerias, convênios, termos de cooperação.

  
  

Conclusão

O Asten Assinatura oferece uma plataforma completa: assinatura (eletrônica e digital), gestão documental, templates, relatórios e IA avançada. Isso representa um passo decisivo rumo à transformação digital da gestão de contratos — com segurança, agilidade e inteligência integrada.

Teste agora sem compromisso e transforme a maneira como sua organização assina e gerencia documentos!