Qual a diferença entre envelope e documento na assinatura digital?

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Se você já utilizou ou pesquisou sobre plataformas de assinatura digital, como o Asten Assinatura, provavelmente se deparou com os termos “envelope” e “documento” durante o processo de envio de arquivos para assinatura. Embora pareçam a mesma coisa à primeira vista, esses conceitos têm funções diferentes – e entender isso pode mudar a sua rotina, otimizar o tempo e gerar economia para você ou para a sua empresa. Vamos explicar em detalhes!

Envelope X Documento

O que é um Envelope?

O envelope, no universo da assinatura digital, funciona de forma similar ao envelope físico: é um "pacote" onde você pode colocar vários documentos, desde que todos precisem ser assinados pelo mesmo grupo de pessoas. Ou seja, o envelope organiza e reúne documentos diferentes – por exemplo, contratos, termos, fichas cadastrais – em uma única operação de assinatura.

Exemplo prático:

Imagine que você está contratando um novo colaborador para a sua empresa. Além do contrato de trabalho, ele precisa assinar o termo de confidencialidade, o regulamento interno e a ficha de benefícios. Em vez de enviar quatro solicitações separadas, você inclui todos esses arquivos dentro de UM envelope. O colaborador vai receber um só link, revisar cada documento e assinar todos de uma vez só.

Por que usar a lógica de envelope? Quais as vantagens?

1. Organização e Praticidade: Centralize todo o fluxo de assinatura em um só envio, evitando a confusão de múltiplos links, e-mails ou etapas. Fica mais fácil tanto para quem envia quanto para quem assina.

2. Assinatura Simultânea: O destinatário assina todos os documentos juntos, o que agiliza o processo e reduz o risco de algum arquivo ficar sem assinatura.

3. Economia Real: No Asten Assinatura, você paga apenas pelo envelope enviado e não por cada arquivo dentro dele. Isso significa que, se você incluir 10, 20 ou até mais documentos em um envelope, o custo será o mesmo. É perfeito para empresas que precisam assinar vários documentos de uma só vez com clientes, parceiros ou colaboradores.

4. Facilidade de Acompanhamento: Com todos os arquivos naquele envelope, você monitora o status de cada assinatura em só lugar, simplificando a gestão e evitando retrabalho.

   
   

Como funciona no Asten Assinatura?

Quando você acessa o Asten Assinatura, tem a opção de:

• Criar um envelope

• Adicionar todos os documentos que precisam ser assinados

• Definir quem são os signatários (as pessoas que irão assinar)

• Enviar o envelope em poucos cliques

O destinatário recebe tudo de uma vez só, revisa cada documento – na ordem em que foram inseridos – e realiza as assinaturas digitais em uma única operação. Vale lembrar que, independentemente da quantidade de arquivos, você vai pagar apenas pelo envelope, tornando o processo muito mais econômico.

Dúvidas Frequentes

• Posso colocar documentos para diferentes pessoas assinarem no mesmo envelope?

  Sim, desde que todos os documentos necessitem das mesmas assinaturas. Se arquivos diferentes precisam de assinantes diferentes, o ideal é criar envelopes separados.

  
  

• Quantos documentos posso incluir em um envelope?

  Não há limite técnico restritivo: inclua quantos precisar, desde que o tamanho total dos arquivos não ultrapasse o permitido pela plataforma.

  
  

• E se alguém esquecer de assinar um dos documentos?

  A assinatura só é concluída quando todos os documentos do envelope são assinados, assim você garante que nada ficou para trás.

  
  

Por que o Asten Assinatura é mais vantajoso?

Além da praticidade e do ganho de tempo, a política de cobrança por envelope oferece uma vantagem econômica concreta.

Enquanto muitas plataformas cobram por documento, no Asten você resolve tudo em um pacote só, pagando apenas uma vez, independente do número de arquivos. Isso representa uma enorme economia para empresas, RHs, advogados, contadores e para quem precisa de agilidade com múltiplos contratos ou autorizações.